1. Общие положения
1.1. Настоящим Положением определяется порядок обращения с персональными данными работников, обучающихся Учреждения.
1.2. Положение утверждено с целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Учреждения и его работников, обучающихся при получении, сборе, систематизации, хранении и передаче сведений, составляющих персональные данные.
1.3. Персональными данными работника, обучающихся является любая информация, относящаяся к работнику, обучающемуся и необходимая Учреждению в связи с трудовыми отношениями.
1.4. Сведения о персональных данных работников, обучающихся относятся к категории конфиденциальных. Сведения перестают относиться к категории конфиденциальных:
- в случае их обезличивания, т.е. действий, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
- по истечении 75 (семидесяти пяти) лет срока их хранения;
- в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.
2. Основные понятия. Состав персональных данных работников, обучающихся
2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
- персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
- обработка персональных данных работника, обучающегося - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
- распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных работников, обучающихся неопределенному кругу лиц;
- предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных работников, обучающихся определенному лицу или определенному кругу лиц;
- блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных работников, обучающихся (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников, обучающихся и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников, обучающихся;
- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному работнику, обучающемуся;
- информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
- документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
2.2. Сведения, представляемые при поступлении на работу, на обучение, должны иметь документальную форму.
2.3.1. При оформлении работника отделом кадров заполняется унифицированная форма Т-2 "Личная карточка работника", в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
- общие сведения (Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные);
- сведения о воинском учете;
- данные о приеме на работу;
- сведения об аттестации;
- сведения о повышении квалификации;
- сведения о профессиональной переподготовке;
- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
- сведения об отпусках;
- сведения о социальных гарантиях;
- сведения о месте жительства и о контактных телефонах.
2.3.2. При оформлении обучающихся приемной комиссией заполняется «Личное дело», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные обучающегося:
- общие сведения (Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, образование, паспортные данные);
- документ об образовании;
- сведения о воинском учете;
- медицинская справка;
- характеристику с предыдущего места обучения;
- 4 фотографии 3х4; 
- сведения о социальных гарантиях;
- сведения о месте жительства и о контактных телефонах.
2.4.1. В отделе кадров Учреждения создаются и хранятся документы, содержащие персональные данные работников:
- документы, оформляющие трудовые отношения при приеме на работу, переводе, увольнении;
- документы, применяемые при анкетировании, тестировании, проведении собеседований;
- подлинники и копии приказов (распоряжений) по кадрам;
- личные дела и трудовые книжки;
- медицинская справка (медицинская книжка);
- справка о судимости;
- материалы - основания к приказу по личному составу;
- материалы аттестаций работников;
- материалы внутренних расследований;
- справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);
- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.
2.4.2. В Учреждении создаются и хранятся документы, содержащие персональные данные обучающихся:
- заявление;
- документ об образовании;
- ксерокопия паспорта;
- 1 фотография;
- медицинская справка;
- сведения о социальных гарантиях;
- сведения о месте жительства и о контактных телефонах.
3. Обработка персональных данных работников, обучающихся
3.1. Источником информации обо всех персональных данных работника, обучающегося, является непосредственно работник, обучающийся или его законный представитель (родители). Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть заранее в письменной форме уведомлен об этом, и от него должно быть получено письменное согласие. Учреждение обязано сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.2. Учреждение не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ учреждение вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
3.3. Обработка персональных данных работников, обучающихся учреждением возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:
- персональные данные являются общедоступными;
- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, и получение согласия работника невозможно;
- по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
3.4. Учреждение вправе обрабатывать персональные данные работников, обучающихся только с их письменного согласия.
3.5. Согласия работника не требуется, если обработка персональных данных:
- осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия учреждения;
- производится в целях исполнения трудового договора;
- осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
3.7. Работник представляет в отдел кадров достоверные сведения о себе. Отдел кадров проверяет достоверность сведений.
3.8. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия работникам, обучающимся, в трудоустройстве, обучении и профессиональном продвижении, обеспечения личной безопасности работников, обучающихся, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.9. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных Учреждение должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.10. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Учреждение не имеет права основываться на персональных данных, полученных о нем исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.11. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования, утраты обеспечивается учреждением за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.12. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.13. Отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
4. Передача персональных данных
4.1. При передаче персональных данных работника Учреждение обязано:
- не сообщать персональные данные работника, обучающегося третьей стороне без письменного согласия работника, обучающегося. Исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, обучающегося, а также в случаях, установленных федеральным законом;
- не сообщать персональные данные работника, обучающегося в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупреждать лиц, получивших персональные данные работника, обучающегося о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено;
- осуществлять передачу персональных данных работников, обучающихся в соответствии с настоящим Положением;
- разрешать доступ к персональным данным работников, обучающихся только специально уполномоченным лицам. Указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции;
- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, обучающегося за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
- передавать персональные данные работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
4.2. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров. 
4.3. Персональные данные работников, обучающихся могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.4. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные являются общедоступными) учреждение до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:
- наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;
- цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
- предполагаемые пользователи персональных данных;
- установленные федеральными законами права субъекта персональных данных.
5. Доступ к персональным данным работников
5.1. Право доступа к персональным данным работников, обучающихся имеют лица, указанные в перечне, утвержденном приказом Учреждения.
5.2. Работник имеет право:
5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным, возможность ознакомиться с ними, в том числе получать безвозмездно копии любой записи, содержащей его персональные данные.
5.2.2. Требовать от Учреждения уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для учреждения персональных данных.
5.2.3. Получать от Учреждения сведения:
- о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
- о перечне обрабатываемых персональных данных и источниках их получения;
- о сроках обработки персональных данных и сроках их хранения;
- о правовых последствиях обработки его персональных данных.
5.2.4. Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.3. Копирование персональных данных работника возможно исключительно в служебных целях с письменного разрешения отдела кадров.
5.4. Передача информации третьей стороне возможна исключительно с согласия работника, обучающегося выраженного в письменной форме.
6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных
6.1. Сотрудники Учреждения, виновные в нарушении порядка обращения с персональными данными, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
6.2. Учреждение за нарушение порядка обращения с персональными данными несет административную ответственность согласно ст. ст. 5.27 и 5.39 КоАП РФ. Учреждение также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом работнике.